农大教字〔2016〕17号

（2016年10月9日印发）

第一章 总 则

  第一条  为了进一步规范教学管理，加强教学管理队伍建设，规范教学秘书的选拔和管理工作，明确教学秘书的职责范围，增强教学秘书的工作责任感，特制定本条例。

  第二条  院（部）教学秘书是院（部）常规教学教务管理的重要岗位，是各院（部）管理本院教学业务的主要工作人员，行政上受所在院（部）领导，业务上接受教务处指导。

  第三条  为加强教务管理工作，使教学教务各环节的工作得以落实，各院（部）均设专职教学秘书1人，规模较大的院（部）可根据需要，增加1名兼职人员协助教学秘书工作。在符合任职条件的前提下，专职教学秘书应保持相对稳定，一般情况下应在该岗位连续工作3-5年。

  第四条  教学秘书必须确保学籍管理、教务管理原始资料和档案的真实性、准确性和完整性，对所有记录教学运行、学生学籍状况、教师教学状况的原始资料，均应定期归档、妥善保管。

  第五条  学校教务处和有关职能部门应负责教学秘书业务培训工作，不断提高教学秘书思想素质和业务水平。

第二章 教学秘书的任职条件、选拔与调整

  第六条  教学秘书任职的基本条件：

  l.拥护中国共产党的领导，坚持四项基本原则，忠于党的教育事业，敬业爱岗，工作勤奋，办事认真，工作踏实，吃苦耐劳，待人热情，为人正派，坚持原则，责任心强。

  2.懂得教育科学基本理论和教学规律，具有一定的管理知识、经验和写作、组织协调能力，身体健康，能独立开展工作。

  3.熟悉学生管理和教务教学管理的有关规定，乐于服务教学，服务师生，具有团结合作精神和奉献精神。

  4.能熟练使用计算机处理教学管理文档资料，具备借助综合教务管理系统完成教学教务管理相关工作的能力。

  5.一般应具有本科及以上学历，年龄须在40岁以下。

  第七条  教学秘书的选拔与调整：

  1.教学秘书人选采取推荐和自荐产生。

  2.各院（部）党政领导集体讨论签署明确意见。

第三章 教学秘书的工作范围与职责

  第八条  教学计划执行与管理工作：

  l.协助院（部）领导、系主任制定和组织实施本单位各专业的人才培养方案、教学工作计划、学科专业发展规划、师资队伍建设规划、教学改革方案、教学管理办法等。

  2.每学期第七周，协助教学院长（系主任）确认下一学期的开课计划和教学任务，在每学期期末，将确定的课程清单发给任课教师。

  3.协助院（部）分管教学的院长检查教学计划执行情况。

  4.按照教务处和院（部）领导的要求，具体组织实施本院的各项教学活动，维护正常的教学秩序。协助处理教学过程中的各种偶发事件，协助教学事故的调查、认定和处理工作。

  5.协助院（部）做好教学实习、毕业论文（设计）、毕业答辩等工作。

  6.负责办理所属院（部）教师的课程调整工作，并负责将教务处批准的课程临时变动（调课、停课）情况通知相关教师和学生班。

  第九条  学生学籍与学位管理工作：

  1.负责新生的报到注册、入学资格复查工作。组织新生填写入学登记表等，并核对数据，为综合教务管理系统数据库提供学生基础信息资料。

  2.负责在校学生的注册登记，统计学生人数变动情况。

  3.在教务处指导下，负责本院学生休学、复学、转学、转专业、留级申请的初审和结业情况的审查，以及相关学生课程补修或免修方案的制定等工作。

  4.负责通知、组织毕业班学生准时参加电子摄像，协助完成电子注册、学历认证等有关工作。负责本院应届毕业生的毕业资格、学位资格的初审工作。

  5.负责发放毕业证书和学位证书。接受校友对遗失毕业证和学位证的有关咨询，指导其学历和学位证明的办理工作。

  6.负责学生报考研究生、公务员或就业推荐等所需的成绩单打印工作，协助教务处办理有关手续。

  第十条  考务与成绩管理工作：

  1.协助院（部）期末校级和院级考试课程的上报与组织管理工作，将考试安排通知有关师生，通知监考人员准时到考场参加监考，督促教师按照考试管理的有关规定进行命题、试卷印制、评卷、成绩填报、试卷分析等，负责试卷和课程档案收集归档等工作。

  2.协助安排考试不及格学生的补考工作，督促成绩尚不及格需要参加课程重修的学生按时在综合教务管理系统上办理重修申请手续。

  3.负责学生缓考申请的初审工作，协助教务处审核缓考手续的有关证明。

  4.保管综合教务管理系统的院（部）教学秘书密码以及本单位教师的个人密码，办理教师密码查询、学生密码重置工作。

  5.指导教师通过登陆综合教务管理系统录入学生考试成绩，及时收集和整理由综合教务管理系统打印的经授课教师和系主任签字的课程成绩登记表，并报教务处一份存档备查。对无签字或签字不全的课程成绩登记表，教学秘书要予以拒收。对未注明原因的空白成绩项等不符合教务处成绩登录规定的成绩登记表，教学秘书应督促授课教师更正或补填。

  6.指导对考试成绩有疑议的学生办理成绩复核申请，并联系有关课程所属教研室（系）的负责人及任课教师。

  7.各院（部）教学秘书应协助教务处做好上级部门组织的大学英语四、六级考试等各类统考统测工作的报名与考试资格审查工作，包括报名、收费、审核考生名单、落实监考人员等。

  第十一条  教学档案管理工作：

  1.负责发放和保存每学年的校历，收集各种教学信息，做好各专业人才培养方案、课程教学大纲等教学文件的管理工作。

  2.各班级排课、考试、学籍等资料的的建档、归档、保存。

  3.组织、填报教师个人业务档案及进修学习、学历提高档案，协助建立和完善教师个人档案数据库。规范地建立健全本单位的教师教学业务档案。

  4.每学期末负责收集保存院（部）教研活动记录，院（部）有关教学、教改方面的会议、活动记录。

  5.每学期末负责收集保存本院（部）开展的重大教学活动的原始资料。保存教学研究和教改项目资料。

  6.负责毕业生的毕业实习成绩、鉴定表及总结的收集、整理、归档工作，按照实践教学要求做好毕业论文（设计）的收集、归档工作。

  第十二条  教材管理工作：

  1.按时准确填报预订教材的清单并提交给教材服务中心。协助教师选定优秀教材，协助教材服务中心审查预订教材情况。

  2.及时通知各班学生领取教材及办理缴纳、结算教材款项事宜。

  3.协助教师领取教学用书。

  4.对因学籍变动而需要调整教材的学生，联系教材服务中心补订教材。

  5.协助院（部）组织教师开展教材质量评价，反馈教材使用意见和建议。

  第十三条  协助教务处开展课堂教学质量评估工作，开展教学状况调查研究，征求对任课教师的意见和建议，及时向院（部）和教务处反馈教学信息。

  第十四条  负责本院（部）教师（含外聘教师）教学工作量和课时酬金的核对、汇总，并按时报送。

  第十五条  协助院（部）领导修制订和检查落实本学院的各项教学管理规章。

  第十六条  加强教学管理业务学习，不断提高政治思想素质、业务素质、政策水平和管理水平，模范遵守各项教学管理制度。

  第十七条  完成院（部）领导交办的其它工作，积极支持、参与教务处承办的学校或上级部门交办的有关教学管理方面的应急工作。

第四章 教学秘书的权利

  第十八条  教学秘书享有的权利：

  1.按有关规定对学校的教学教务管理工作提出意见或建议。

  2.参加学校有关的教学工作会议或受院（部）领导的委派代表院（部）领导参加有关会议并发表意见或建议。

  3.参加本院（部）教师和学生组织的与教学教务管理有关的会议，列席院（部）教学教务管理工作专题会议，积极参加系（教研室）的教学研究活动。

  4.根据工作绩效并经学校批准，享有参加有关业务培训、进修提高、学术交流的权利。

  5.教学秘书人员在该岗位连续工作达规定年限，符合学校关于职务晋升及专业技术职务评审条件者，可晋升相应职务或职称。

第五章 教学秘书的管理与考核

  第十九条  教学秘书分别接受院（部）和教务处的领导和指导，各院（部）和教务处分别按教学管理职能对教学秘书工作进行领导管理和考核或指导。

  第二十条  建立教学秘书例会制度，每月召开一次全体教学秘书会议，对前一阶段的工作进行总结，安排部署下一阶段的主要任务。教学秘书如不能参加例会，必须履行请假手续，每次例会考勤情况都要记录在案。

  第二十一条  教学秘书的考核工作每学年进行一次，主要考核其德、能、勤、绩，重点是其工作绩效，以院（部）意见为主，工作内容考核参照教务处意见。

  第二十二条  评优工作每两年进行一次，由教务处组织实施。评优工作在考核工作基础上进行，凡被评为优秀者，学校将给予表彰，授予“优秀教学秘书”称号，颁发证书，给予奖励，并在职务、职称晋升中予以优先考虑。

第六章 附 则

  第二十三条  本办法由教务处负责解释。

  第二十四条  本办法自颁布之日起施行，原《山西农业大学院（部）教学秘书工作条例》（校行字〔2004〕123号）同时废止。